Mach-IT ondernemers Michael en Matti Gulickx zagen in hun omgeving bevriende horecaondernemers worstelen met de verplichte gastenregistratie. ‘In te vullen vragenkaartjes die twee weken bewaard moeten blijven, pennen die ontsmet moeten worden, personeel dat telkens weer het hele riedeltje aan nieuwe coronavoorschriften moet uitleggen; het is niet niks wat de branche allemaal voor de kiezen krijgt. En als er dan ook nog een GGD-verzoek binnenkomt voor een bron- en contactonderzoek, dan ben je vaak veel tijd kwijt met het opzoeken en aanleveren van de juiste gegevens.’

Dat moet toch simpeler kunnen, dachten niet alleen de eigenaren van Mach-IT, ook anderen kwamen met oplossingen. Hieronder staan er acht.

Horeca Intake tool maakt coronachecks sneller en makkelijker

Mach-IT ontwikkelde de Horeca Intake tool. Gasten scannen bij aankomst met hun smartphone de QR-code, zichtbaar bij de ingang. Meteen verschijnt er een vragenlijstje op hun telefoon met gezondheidsvragen en de optionele mogelijkheid naam, e-mail en telefoonnummer achter te laten. Als de registratie is afgerond, wordt direct het resultaat van de gezondheidscheck zichtbaar: een groen schermpje met een duim omhoog heet de gast van harte welkom. Bij een rood schermpje mag hij/zij volgens de RIVM richtlijnen niet naar binnen. Horecapersoneel ziet in één oogopslag welke klanten ze een tafeltje kunnen toewijzen en hoeven zelf niets meer te vragen of uit te leggen. Voor klanten zonder smartphone kan een personeelslid de QR-code scannen en de gegevens invullen.

De uitslag van de gezondheidscheck (groen of rood) wordt niet opgeslagen, alleen de eventueel ingevulde persoonsgegevens. Deze zijn afgeschermd en alleen voor geautoriseerd personeel zichtbaar. Na 14 dagen worden alle gegevens uit de database verwijderd. Komt er in de tussentijd een verzoek van de GGD, dan kan met een zoekfunctie snel worden achterhaald wie er op een bepaalde dag en tijdstip aanwezig waren.

De Horeca Intake tool kan tot 5000 gasten per dag registreren en is voor slechts €30 per half jaar aan te schaffen. Dit is inclusief hulp bij het inrichten van de online tool. Voor de registratie van 15 of minder gasten is Horeca Intake geheel gratis.

Registratie via QR-code

Jai.nu neemt de taak over van ondernemers om bezoekers te registreren in coronatijd. Na het aanmaken van een account bij Jai.nu ontvang je een QR-code. Deze kan worden uitgeprint en zichtbaar voor de gasten gepresenteerd worden. De gast scant de code via zijn mobiele telefoon en registreert zijn of haar bezoek bij het horecabedrijf. De gast ziet op zijn mobiele telefoon het tijdstip waarop de registratie is uitgevoerd. Bovendien ontvangt de gast een bevestiging per mail.
De kosten? €25 per jaar, exclusief btw. Jai.nu

Online gastenregistratie Tras: veilige opslag van persoonsgegevens

Tras is een online gastenregistratie waar de uitbater geen omkijken naar heeft. Zijn gasten scannen een QR-code (bijv. op een poster, sticker op hun tafel of een visitekaartje) en vullen hun contactgegevens in. Deze gegevens worden in het dashboard van de uitbater veilig opgeslagen en automatisch na 14 dagen verwijderd.
Om het Bron- en Contactonderzoek (BCO) van de GGD zo goed mogelijk te ondersteunen scannen de gasten bij vertrek een afmeld QR-code zodat ook hun vertrektijd geregistreerd wordt.
De uitbater kan in het persoonlijke dashboard een rapport uitdraaien voor een bepaalde tijdsperiode en deze overhandigen aan de GGD.

Pocketmenu: QR-bestel- en registratietool

Met de Pocketmenu QR-besteltool was het al mogelijk om op een zo veilig mogelijke manier gasten te ontvangen. Om ook aan de registratiemaatregelen te voldoen, heeft Pocketmenu naast QR-bestellen het ook mogelijk gemaakt om contactinformatie online op te vragen. Met het QR-registratieformulier scannen de gasten aan tafel de QR-code. Hiermee worden zij naar een (verborgen) pagina geleid waar de verplichte contactgegevens ingevuld kunnen worden. Waar nodig, wordt het formulier uiteraard uitgebreid.

Door de contactgegevens van de gasten online te registreren, krijg je een beter overzicht van alle gegevens van de gasten. De data, tijden en gegevens staan nu op een overzichtelijke en veilige plek opgeslagen. Een overzicht met de gegevens van de gasten van de afgelopen weken is te downloaden. Door te filteren op dag én tijd heb je de juiste gegevens snel bij de hand.

Mycapa.city: gratis check-in en registratie app

Als initiatief zonder winstoogmerk biedt Mycapa.city een volledig gratis oplossing, ook na het opheffen van coronamaatregelen. Geïnteresseerde bedrijven kunnen zich aanmelden via de website en krijgen dan binnen een paar uur een unieke poster met QR-code toegestuurd die ze zelf bij ingang van hun zaak kunnen ophangen. Vervolgens scannen de bezoekers met hun telefoon de unieke code en kunnen ze zelf direct inchecken. Bij een besmetting worden alle bezoekers die mogelijk in aanraking zijn gekomen met het coronavirus gewaarschuwd per e-mail.

Het systeem vraagt naast de wettelijk verplichte bezoekersgegevens ook een aantal gezondheidsvragen uit over mogelijke coronaklachten. Mycapa.city laat horecaondernemers daarnaast ook gratis gebruik maken van een reserveringssysteem om de maximale bezetting uit hun zaak te halen. Bezoekers kunnen dezelfde QR-code gebruiken om reserveringen te maken voor een later moment.

Online Gastheer: digitale tool achterhaalt persoonsgegevens van de hele tafel

Online Gastheer bedacht een digitale tool. Deze is ingebouwd in hun reserveringssysteem. Wanneer een gast een reservering maakt, vooraf of ter plekke aan de deur, krijgt de gast een mailtje en een whatsappje met een link toegestuurd. De gast wordt gelinkt naar het invulformulier, vult zijn of haar persoonsgegevens in en krijgt daarna de vraag de link door te sturen naar zijn of haar tafelgenoten. Zo worden met één druk op de knop de persoonsgegevens van de hele tafel achterhaald. De horecazaak krijgt realtime inzicht in wie het formulier heeft ingevuld maar kan de persoonsgegevens niet zien. Zo blijft de privacy van de gast gewaarborgd. Mocht er een besmetting plaatsvinden dan stuurt Online Gastheer de gegevens direct door naar de GGD.

Gratis online tool Terrasregistratie

Om de horecabranche te ontlasten, schiet het softwarebedrijf Crew On Tour honderden horecazaken te hulp met hun gratis online tool Terrasregistratie. ‘Hiermee registreert de horecaondernemer gratis en veilig zijn gasten’, stelt initiatiefnemer Tim van de Vondervoort. Terrasregistratie is een webapplicatie waarmee horecagelegenheden de contactgegevens van hun gasten (tijdelijk) kunnen bijhouden. Ook kan er een simpele gezondheidscheck uitgevoerd worden. Gasten registreren zichzelf razendsnel door het inscannen van een QR-code, of laten zich bij aankomst door een medewerker inchecken.

Gratis Digitale Gast Registratie volgens de RIVM-richtlijnen

Ieder horecazaak kan zich gratis aanmelden bij GuestLog.nl. Binnen enkele stappen ben je live, het werkt als volgt. Je registreert je restaurant en e-mailadres bij GuestLog.nl en krijgt vervolgens een unieke landingspagina en een QR-code die je kan delen met je gasten. De gasten scannen de QR-code, vullen het vragenformulier in en laten het resultaat aan de gastheer/-vrouw zien. Dagelijks krijg je op het opgegeven e-mailadres een Excelbestand met de bezoekers van die dag. Vraagt het GGD bij jou de data op, dan stuur je eenvoudig de Excelbestanden van de desbetreffende dagen door. De gepersonaliseerde data wordt GDPR/AVG-proof opgeslagen en binnen 2 weken verwijderd van het platform. Er kunnen meerdere per zaak worden aangemaakt, wanneer u bijvoorbeeld meerdere vestigingen of gescheiden ruimtes heeft.

Het product wordt gratis aangeboden door Flowize om horecaondernemers te helpen met het vereenvoudigen en digitaliseren van hun processen.